Conciliação bancária: o que é e como fazer, passo a passo

Conciliação bancária é a conferência entre o extrato do banco e o razão da conta banco na contabilidade, para garantir que os dois mostrem as mesmas movimentações e o mesmo saldo no fim do período. Cada entrada e saída do extrato precisa ter um lançamento correspondente na contabilidade, e vice-versa. O que sobra de um lado ou de outro é uma diferença a explicar: um lançamento que falta, um cheque que ainda não compensou, um valor digitado errado.

Na prática, conciliar é responder a uma pergunta simples: o saldo contábil da conta banco está certo? Se a conciliação fecha, está. Se não fecha, a lista de diferenças diz exatamente onde mexer.

Para que serve a conciliação bancária

A conta banco é uma das poucas contas do balanço que dá para conferir com um documento externo e independente: o extrato. Por isso a conciliação é a forma mais barata de pegar erro na contabilidade.

• Encontra o que ninguém avisou: tarifas, IOF, rendimentos, estornos e PIX que o cliente não mandou para o escritório.
• Pega erro de digitação e lançamento em dobro antes que eles contaminem o resultado e os impostos.
• Mostra o que está pendente: cheques emitidos que não compensaram, pagamentos agendados, depósitos em trânsito.
• Sustenta o balanço: um saldo de banco que bate com o extrato é a primeira coisa que um auditor, um banco ou um comprador da empresa vai conferir.
• Ajuda a detectar fraude e desvio: saídas sem documento aparecem na hora.

O que você precisa antes de começar

1. O extrato bancário do período, de preferência em OFX (o formato que quase todo internet banking exporta) ou em CSV/Excel. PDF serve para conferir, mas dá muito mais trabalho. Veja o que é o arquivo OFX e como baixar.
2. O razão da conta banco no mesmo período, exportado do sistema contábil (Domínio, Alterdata, Questor ou outro) em CSV ou Excel.
3. O saldo final dos dois: o saldo do extrato no último dia do mês e o saldo contábil da conta na mesma data.

Como fazer a conciliação bancária, passo a passo

1. Confira os saldos iniciais

Antes de olhar qualquer lançamento, compare o saldo inicial do extrato com o saldo inicial do razão. Se eles já começam diferentes e a conciliação do mês anterior estava fechada, a diferença inicial tem que ser exatamente a soma das pendências que ficaram do mês passado (cheques não compensados, por exemplo). Se não for, o problema está antes do período que você vai conciliar.

2. Lembre que os sinais são invertidos

O extrato é escrito do ponto de vista do banco; o razão, do ponto de vista da empresa. Por isso:

Quem confunde isso passa a tarde procurando diferença que não existe.

3. Case os lançamentos que batem de primeira

Marque como conciliado cada par com mesmo valor e mesma data (ou data próxima). Em um mês normal, a maior parte dos lançamentos se resolve aqui. Esse é o trabalho mais repetitivo e o que mais vale a pena automatizar.

4. Case os que batem com regra

Sobram os casos que não são um para um:

• Agrupados: vários recebimentos de cartão no extrato contra um único lançamento de "receita de cartão" no razão; a folha paga em várias TEDs contra um lançamento só; boletos pagos em lote.
• Datas diferentes: o pagamento foi lançado pela data do documento e compensou dias depois.
• Valores quase iguais: o mesmo fornecedor com valor um pouco diferente, quase sempre juros, multa ou desconto.

5. Classifique o que sobrou

Tudo que ficou sem par cai em uma de duas listas:

• Está no banco, não está na contabilidade: precisa ser lançado (tarifa, IOF, rendimento, estorno, PIX não informado).
• Está na contabilidade, não está no banco: ou ainda vai compensar (cheque em aberto, pagamento agendado), ou foi lançado errado (em dobro, com valor ou data errada, na conta errada).

O guia diferenças na conciliação bancária: causas e como resolver traz cada caso com o lançamento de ajuste.

6. Faça os ajustes e feche

Lance o que falta, corrija o que está errado e confira de novo: saldo do razão + pendências legítimas = saldo do extrato. Guarde o relatório da conciliação junto com o fechamento do mês; ele é a prova de que o saldo foi conferido e explica as pendências que vão para o mês seguinte.

Exemplo de conciliação bancária

Conta movimento de uma empresa em outubro. O extrato termina com saldo de R$ 12.410,10 e o razão, com R$ 13.300,00. A diferença é de R$ 889,90. Depois de casar os lançamentos, sobraram estes:

A conta fecha assim: saldo do razão R$ 13.300,00, menos a tarifa (R$ 89,90), mais o rendimento (R$ 180,00), menos o cheque que o banco ainda não pagou (R$ 980,00) = R$ 12.410,10, exatamente o saldo do extrato. Depois dos dois lançamentos, o razão fica com R$ 13.390,10, e o cheque de R$ 980,00 é a única pendência que passa para novembro.

Com que frequência conciliar

Pelo menos uma vez por mês, antes do fechamento. Empresas com muito movimento (varejo com cartão, por exemplo) se beneficiam de conciliar toda semana: as diferenças são menores, a memória do que aconteceu está fresca e o mês fecha mais rápido. O pior cenário é conciliar só no balanço anual, quando um erro de março já contaminou nove meses de resultado e de apuração de impostos.

Conciliação manual, planilha ou ferramenta

Em planilha, a conciliação funciona com PROCV, filtros e muita paciência, e para em pé enquanto o volume é pequeno. Quando o escritório tem dezenas de clientes, o gargalo é o passo 3: casar centenas de linhas iguais. É aí que uma ferramenta paga o tempo.

O Conciliou faz exatamente esse cruzamento: você sobe o extrato (OFX, CSV ou Excel) e o razão exportado do sistema contábil, ele casa por valor e data com a tolerância de dias que você escolher, agrupa recebimentos de cartão, aponta lançamentos em dobro e diferenças de juros, e entrega só a lista do que precisa da sua atenção. É grátis, não pede cadastro e roda no navegador, sem enviar os arquivos para servidor nenhum.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre conciliação bancária e conferência de extrato?

Conferir o extrato é olhar se as movimentações fazem sentido. Conciliar é cruzar cada movimentação do extrato com um lançamento contábil e explicar toda diferença de saldo. Só a conciliação garante que o saldo do balanço está certo.

Conciliação bancária é obrigatória?

Não existe uma lei que obrigue a fazer o relatório de conciliação, mas a escrituração contábil precisa refletir a realidade, e a conciliação é a forma reconhecida de comprovar que o saldo da conta banco está correto. Na prática, é parte indispensável do fechamento mensal.

Quem faz a conciliação bancária: a empresa ou o contador?

Depende do contrato. Em muitas empresas pequenas, o escritório contábil faz a conciliação com o extrato que o cliente envia. Em empresas maiores, o financeiro concilia e a contabilidade revisa.

O que fazer quando a conciliação não fecha por poucos centavos?

Procure primeiro por arredondamento de IOF, tarifas pequenas e diferenças de juros. Se ainda assim não fechar, confira se algum valor foi digitado com dígitos trocados: quando a diferença é divisível por 9 (por exemplo, R$ 0,27 ou R$ 9,00), quase sempre é inversão de dígitos.

Dá para conciliar com o extrato em PDF?

Dá, mas é bem mais lento, porque cada linha precisa ser digitada ou copiada. Sempre que possível, baixe o extrato em OFX ou CSV no internet banking; ferramentas de conciliação leem esses formatos direto.