conciliouDiferenças na conciliação bancária: 9 causas e como resolver cada uma
Quase toda diferença entre o extrato e o razão cai em uma de nove causas. Saber reconhecer cada uma, e qual lançamento faz o ajuste, é o que transforma uma tarde de conciliação em meia hora.
Quando o extrato e o razão da conta banco não batem, a diferença quase sempre vem de três lugares: algo que o banco registrou e a contabilidade não (tarifas, IOF, rendimentos), algo que a contabilidade registrou e o banco ainda não (cheques, agendamentos) ou um erro de lançamento (em dobro, valor ou data errados). Abaixo estão as nove causas mais comuns, como reconhecer cada uma e o que fazer.
Os lançamentos de exemplo usam nomes de contas genéricos; use os do plano de contas do seu cliente.
Resumo: as 9 causas mais comuns
| Causa | Aparece em | Como resolver |
|---|---|---|
| Tarifas e IOF | Só no extrato | Lançar como despesa |
| Rendimentos | Só no extrato | Lançar como receita financeira |
| PIX, TED ou depósito não informado | Só no extrato | Descobrir a origem e lançar |
| Estornos e devoluções | Só no extrato | Lançar ou estornar o original |
| Cheque não compensado | Só no razão | Manter como pendência |
| Pagamento agendado | Só no razão | Manter ou corrigir a data |
| Lançamento em dobro | Só no razão | Estornar o repetido |
| Recebimentos de cartão agrupados | Dos dois lados, em quantidades diferentes | Casar em grupo |
| Juros, multas e descontos | Dos dois lados, com valor diferente | Lançar a diferença |
Está no banco, mas não na contabilidade
1. Tarifas bancárias e IOF
São a causa mais frequente e a menos visível: o cliente quase nunca manda o comprovante de tarifa de pacote, de TED, de manutenção ou de emissão de boleto, nem o IOF cobrado sobre o uso do limite.
Como resolver: lançar a débito de despesas bancárias (ou despesas com IOF, se o plano separar) e a crédito da conta banco. Como se repetem todo mês, são o melhor candidato a uma regra automática.
2. Rendimentos de aplicação ou de conta remunerada
Contas que rendem automaticamente e aplicações com resgate automático geram créditos pequenos que não chegam como documento.
Como resolver: lançar a débito da conta banco (ou da conta de aplicação) e a crédito de receitas financeiras. Se houver retenção de imposto de renda na fonte sobre o rendimento, o valor retido vai para a conta de impostos a recuperar, e o rendimento é lançado pelo bruto.
3. PIX, TED ou depósito que ninguém informou
Um cliente que pagou por PIX direto na conta, um aporte do sócio, um empréstimo de terceiro. O extrato mostra o valor e, às vezes, o nome de quem enviou.
Como resolver: antes de lançar, descobrir a natureza. Recebimento de cliente baixa contas a receber; dinheiro do sócio pode ser aumento de capital ou empréstimo; uma transferência entre contas da mesma empresa é só uma transferência. Lançar tudo como receita é o erro clássico, e ele gera imposto indevido.
4. Estornos e devoluções
Um pagamento devolvido por dados bancários errados ou um boleto pago em duplicidade e estornado pelo banco.
Como resolver: se o pagamento original foi lançado, lance a devolução no sentido contrário (ou estorne o lançamento original e lance de novo quando o pagamento for refeito).
Está na contabilidade, mas não no banco
5. Cheque emitido e ainda não compensado
O cheque foi entregue e lançado na data da emissão, mas o fornecedor ainda não depositou.
Como resolver: nada a lançar. É uma pendência legítima: ela entra no relatório de conciliação e deve sumir no mês seguinte. Se um cheque fica meses sem compensar, vale perguntar ao cliente se ele foi perdido ou cancelado.
6. Pagamento agendado ou lançado com a data errada
O pagamento foi lançado pela data do vencimento, mas o banco debitou no dia útil seguinte, ou foi agendado para o mês que vem.
Como resolver: se a diferença é só de alguns dias dentro do mês, os dois lados casam com tolerância de data. Se o débito caiu em outro mês, corrija a data do lançamento para a data em que o banco efetivamente debitou: o razão da conta banco deve seguir o caixa.
7. Lançamento em dobro
O mesmo pagamento lançado duas vezes: uma pela nota e outra pelo comprovante, ou importado duas vezes.
Como resolver: estornar (ou excluir) o lançamento repetido. Sinal típico: dois lançamentos no razão com mesmo valor, mesmo histórico e datas próximas, contra um só no extrato.
Está nos dois lados, mas não bate
8. Recebimentos de cartão e lançamentos agrupados
A operadora de cartão deposita várias vezes por dia (uma por bandeira, por exemplo), mas o razão tem um lançamento só com o total do dia. O mesmo acontece com a folha paga em várias TEDs e com boletos pagos em lote.
Como resolver: não há nada errado; é só casar em grupo, vários lançamentos de um lado contra um do outro, desde que a soma bata. Fazer isso à mão é o que mais consome tempo em empresa de varejo, e é o tipo de cruzamento que uma ferramenta faz bem.
9. Juros, multas e descontos
O boleto de R$ 1.500,00 foi pago com atraso e saiu R$ 1.530,00; ou foi pago antecipado com desconto. O razão tem o valor do documento, o extrato tem o valor pago.
Como resolver: lançar a diferença. Juros e multas pagos vão para despesas financeiras; descontos obtidos, para receitas financeiras (descontos obtidos). Uma diferença pequena com o mesmo fornecedor e datas próximas é quase sempre isso.
Como encontrar a diferença mais rápido
- Compare os totais de entradas e de saídas separados. Se as entradas batem e as saídas não, você já cortou o trabalho pela metade.
- Procure o valor exato da diferença. Muitas vezes ela é um lançamento só, e a busca pelo valor resolve.
- Procure a metade da diferença. Se a diferença é o dobro de um valor existente, é um lançamento com o sinal invertido (uma entrada lançada como saída).
- Divida por 9. Se a diferença é múltipla de 9, provavelmente há dígitos invertidos (R$ 1.530 digitado como R$ 1.350 gera diferença de 180, que é 9 × 20).
- Concilie com mais frequência. Uma diferença em uma semana de movimento se acha em minutos; em um ano, em dias.
Se você quer pular a parte de casar linha por linha, o Conciliou faz os passos de cruzamento sozinho e já separa os itens nessas categorias: falta lançar, não compensou, em dobro, agrupado (inclusive várias tarifas contra um ajuste), estornos que se anulam e diferença de valor. O relatório em Excel traz o plano de ação com a causa provável de cada pendência. Para o passo a passo completo, veja conciliação bancária: o que é e como fazer.
Perguntas frequentes
A conciliação bancária pode ficar com pendências?
Pode e deve, quando são legítimas: cheques não compensados e pagamentos agendados para o mês seguinte. O que não pode é ficar diferença sem explicação. Toda pendência precisa estar identificada e deve ser resolvida nos meses seguintes.
Devo lançar tarifa bancária sem comprovante?
O extrato bancário é documento hábil para comprovar tarifas, IOF e rendimentos lançados pelo banco. Lance com base no extrato e cite-o no histórico.
Qual a conta contábil de tarifa bancária?
Em geral, uma conta de despesas financeiras ou administrativas chamada despesas bancárias ou tarifas bancárias, conforme o plano de contas. O IOF costuma ficar em uma conta própria de despesa com IOF ou de despesas financeiras.
Como tratar diferença de centavos que se repete todo mês?
Quase sempre é IOF diário sobre uso do limite ou arredondamento de juros. Encontre a origem no extrato e lance pela natureza correta; evite lançar diferenças como "ajuste de conciliação" sem explicação.